Neue Regeln für Spendenbriefe

Die Deutsche Post legt die Regeln für Spendenbriefe in einem kleinen Detail rigider aus. Wer das nicht beachtet, dem drohen hohe Nachzahlungen bei Spendenbriefen, die mit der günstigen Dialogpost versendet werden sollen.

Schon seit 2020 gelten neue Regeln für den Massenversand von Spendenbriefen. Wer mit dem günstigen Dialogpost-Tarif der Deutschen Post versenden will, muss nachweisen, dass der Inhalt werblichen Charakter hat. Nötig wurde diese Änderung durch eine Klage beim Verwaltungsgerichts Köln vom 26.03.2019, Az. 25 K 3396/12, in der die Deutsche Post AG aufgefordert wurde, zukünftig nur noch Sendungen mit werblichem Inhalt zu Dialogpost-Bedingungen zu befördern. Seitdem gelten diese neuen Regeln.

Neue Regel für Quittungsbelege

Post-Sendungen, die Spendenquittungen oder Zuwendungsbestätigungen enthalten, werden seitdem von der Deutschen Post als nicht-werbliche Sendungen eingestuft und müssen mit Vollporto versendet werden. Nach Auskunft der Post besteht bei einer Zuwendungsbestätigung der Hauptzweck nicht in der Werbung, sondern dient dem Nachweis einer Spende. Und das wäre kein werblicher Inhalt, sondern eine „Regelkommunikation“ die den vollen Post-Tarif erfordert. „Sind also Spendenquittungen bzw. Zuwendungsbestätigungen Teil eines werblichen Sendungskonzepts, wie etwa eines Spendenbriefs, wird der gesamte Sendungsanlass als nicht-werblich klassifiziert“, so Pressesprecher Alexander Edenhofer.

Nun, fünf Jahre später, legt die Deutsche Post diese Regelung in einem kleinen Detail noch rigider aus und sorgt so für Verunsicherung. Millionen von Spendenbriefe enthielten nämlich bisher einen kleinen Quittungszettel am Überweisungsträger, auf dem stand:

„Für Zuwendungen bis 300 Euro genügt die Quittung plus Kontoauszug zur Vorlage beim Finanzamt als Zuwendungsbestätigung.“

Hohe Nachzahlungen drohen

Das ist lediglich ein Hinweis auf die aktuelle Rechtslage. Einige Agenturen warnen jetzt vor dieser winzigen Formulierung, denn die Deutsche Post stuft diesen Hinweis als Zuwendungsbestätigung ein. Damit muss der gesamte Brief nun mit Vollporto versandt werden. Geschieht das nicht, könnte die Deutschen Post aufgrund ihrer AGBs auf Nachzahlungen auch noch einen Bearbeitungszuschlag in Rechnung stellen, den der Absender dann schuldet. Das kann bei Massensendungen schnell fünf- bis sechsstellige Beträge bedeuten.

Die Post selbst will aus rechtlichen Gründen keine Empfehlung geben, empfiehlt aber anstelle der Begriffe „Spendenquittung“ bzw. „Zuwendungsbestätigung“ eine Formulierung wie „Hinweis auf den Kontoauszug als Spendennachweis“ zu verwenden. Die Agentur adfinitias empfiehlt folgende Formulierung:

„Bei Spenden bis 300 Euro reicht Ihr Kontoauszug als Spendennachweis.“

Damit werden künftige Mailings laut Agenturchef Klas Brokmann weiter als Werbesendung eingestuft. Es handelt sich durch die Änderung dann nicht mehr um eine Zuwendungsbestätigung. „Dies haben wir uns von der Deutschen Post freigeben lassen“, so Brokmann.

Sollten Non-Profit-Organisationen sich unsicher sein, und Bedenken hinsichtlich eines konkreten Sendungsanlasses haben, können sie sich mit dem konkreten Sachverhalt übrigens an die Beschlusskammer 5 der Bundesnetzagentur (BK5-Postfach@BNetzA.de) wenden. Auch in Streitfällen kann die Bundesnetzagentur angesprochen werden, denn sie würde „eine wettbewerbsschädigende Fehleinordnung oder diskriminierende Behandlung von Sendungsanlässen beanstanden“, wie Pressesprecherin Judith Henke mitteilt.

Alternativen zur Deutschen Post

Private Postdienstleister sind von dieser Regelung übrigens nicht betroffen. „Alternative Versanddienstleister, die nicht zur Deutschen Post AG gehören, sind von den Vorgaben der Bundesnetzagentur nicht betroffen und können abweichende Beförderungsbedingungen vereinbaren“, so Henke von der Bundesnetzagentur. Bei der Bundesnetzagentur wusste man übrigens nichts von der Neuinterpretierung dieses rechtlichen Hinweises, obwohl das von Mitarbeitern der Deutschen Post gegenüber Dienstleistern und NGOs behauptet wurde.

Keine Briefmarken mehr auf Dialogpost

Ganz nebenbei ändert sich noch ein ganz wichtiges Detail am 1. Januar 2026. Dann wird eine neue Form der Frankierung eingeführt. Der neue digitale Matrixcode, eine Art QR-Code ersetzt dabei die Frankierung mittels Briefmarke. Diese ist dann nicht mehr auf Dialogpost möglich. Bereits seit 2001 setzt die Deutsche Post bei der Frankierung von Briefsendungen sogenannte digitale Frankiervermerke ein, kombiniert mit einem Matrixcode. Zukünftig werden nahezu alle Frankiervermerke einen Matrixcode tragen.