„Fundraising-Software: Teurer ist nicht automatisch besser!“

Das komplexeste Problem aktuell im Fundraising: Die Digitalisierung. Gisela Bhatti weiß davon ein Lied zu singen. Sie berät Vereine zur Softwareeinführung. Warum es dafür manchmal Lotsen braucht und worauf man achten sollte, verrät die Expertin im Interview.

Warum bist du Datenbanklotsin geworden?

Weil ich so jemanden selbst gebraucht hätte. Als ich für meine Vereine ein Fundraising-System suchte, hat mir niemand unabhängig erklärt, warum Preise so stark auseinanderlaufen, was Systeme leisten, was Standard und was Alleinstellungsmerkmal ist – oder wie man aus zig Produkten die wenigen filtert, die zu Anforderungen, Ressourcen und Budget passen.

Später begegnete ich als Beraterin „verbrannten“ Organisationen, die durch frühere Entscheidungen Geld, Zeit und Vertrauen verloren hatten. Kein Prozess ist fehlerfrei, aber vieles hätte sich vermeiden lassen, wenn mehr Erfahrung in der Auswahl gesteckt hätte.

Deshalb habe ich einen Ansatz entwickelt, der drei große Wünsche verbindet: ein passendes System finden, zügig entscheiden und im Budget bleiben. Ich führe eng durch den Auswahlprozess, sortiere den Markt vor und reduziere die Optionen auf das Machbare. Und weil sich der Markt rasant entwickelt, halte ich den Überblick – als Hub, damit nicht jede Organisation selbst losziehen muss.

Datenbank als das Herz des Fundraisings – was heißt das eigentlich?

Fundraising ist Beziehungsarbeit mit vielen Menschen gleichzeitig. Damit diese Beziehungen verlässlich gepflegt werden können, braucht es ein System, das Informationen nicht nur speichert, sondern sinnvoll zusammenführt. Eine Fundraising-Datenbank ist deshalb das operative Zentrum: Sie bündelt Kontakte, Spendenhistorien, Verhalten, Kommunikation, Prozesse und Auswertungen zu einem Gesamtbild, das gerade dezentralen Teams den Alltag erleichtert.

Fehlt dieses Zentrum oder wird es nur halbherzig genutzt, wird Fundraising schnell unübersichtlich und willkürlich. Wissen hängt an Einzelpersonen, Kampagnen greifen nicht, Auswertungen bleiben grob, und Entscheidungen basieren eher auf Bauchgefühl als auf einer belastbaren Datenlage.

Warum tun sich Organisationen so schwer, die richtige Software zu finden?

Weil es komplex ist: Viele Fundraiser*innen haben noch nie ein Fundraising-System „von innen“ gesehen und können Möglichkeiten oder Schnittstellen schwer einschätzen. Gleichzeitig gibt es in Organisationen und Systemen zahlreiche Stellschrauben und sehr unterschiedliche Logiken. Oft werden dann Funktionslisten statt Prozesse verglichen – ein klassischer Äpfel-und-Birnen-Vergleich.
Viele wissen zudem gar nicht, wo sie suchen sollen. Und keine Organisation startet bei null: Wer mit CRM, Mitgliederverwaltung oder Newsletter-Tools arbeitet, gibt das ungern ab. So entstehen Doppelstrukturen oder die Erwartung, dass ein Fundraising-System alles ersetzen muss, ohne eine Zwei-System-Lösung mitzudenken. Fehlende IT-Erfahrung und fehlende Referenzgrößen für Kosten erschweren Entscheidungen zusätzlich. Orientierung ist daher zentral – ebenso eine Leitungsebene, die den Nutzen für die Gesamtorganisation im Blick hat.

Und warum gibt es nicht DIE eine richtige und beste Datenbank?

Die „eine beste“ Datenbank gibt es nur im Einzelfall – immer dann, wenn eine Organisation ein System gefunden hat, das zu ihren Prozessen, Ressourcen und ihrer Arbeitskultur passt. Viele lieben ihr System, aber das macht es nicht automatisch zur besten Wahl für andere.
Fundraising-Teams arbeiten sehr unterschiedlich: Umfang der Kontakte, genutzte Instrumente, Rolle des Newsletters, IT-Policy, Einbindung der Finanzbuchhaltung, gewünschte Automationen, Supportbedarf oder finanzielle Spielräume. Dazu kommen verschiedene Systemlogiken – manche eher standardisiert, andere hochflexibel. Wer hier nach „dem Besten“ sucht, vergleicht wieder Äpfel mit Birnen. Passend ist, was zur eigenen Arbeitsweise passt – nicht, was im Markt am lautesten klingt. Teurer ist dabei nicht automatisch besser.

Was würdest Du raten?

Mit Klarheit innen starten, nicht mit Produkten: Welche Aufgaben soll das Fundraising künftig leisten, welche Prozesse tragen heute, welche sollen stabiler oder einfacher werden? Erst wenn Anforderungen, Rollen, Datenlage und Ressourcen klar sind, lohnt sich der Blick in den Markt.

Es hilft enorm, früh jemanden einzubeziehen, der die richtigen Fragen stellt und Orientierung gibt – nicht um Entscheidungen abzunehmen, sondern um den Prozess zu strukturieren und spätere Schleifen zu vermeiden. Eine realistische Planung, Rücklagenbildung und der Blick auf bestehende Systeme runden die Auswahl ab.

Was sollte heute alles innerhalb eines Systems laufen?

Im Kern sollten Kontaktverwaltung, Spendenmanagement, Kommunikation, Automatismen und Auswertungen in einem System zusammenlaufen. Gleichzeitig wächst besonders bei kleineren Vereinen der Wunsch nach preiswerten Lösungen, die die gesamte Vereinsverwaltung abdecken – mit integrierter Finanzbuchhaltung, Online-Formularen, Newsletter, gemeinsamer Datenablage, Kalender und DSGVO-konformem Community-Messenger. Der Markt bewegt sich hier spürbar, und für manche Organisationen reicht das bereits aus.

Welche Aufgaben tatsächlich in einem System gebündelt werden sollten, hängt stark von Struktur und Zielen ab. Wohlfahrtsverbände brauchen weiterhin eigene Fachsoftware, etwa für Leistungsabrechnung oder besondere personenbezogene Daten; Fundraising- oder Fördermittelsoftware muss dort sauber eingepasst werden. Entscheidend ist eine bewusst gestaltete Systemlandschaft: klare Zuständigkeiten, gute Schnittstellen und ein führendes System statt gewachsener Insellösungen.

Wie müssen da Abteilungen zusammenarbeiten?

Indem alle am Tisch sitzen: Fundraising, Kommunikation, Projekte und Fördermittelmanagement bringen oft ähnliche Prozesse mit, während IT und Finanzbuchhaltung vor allem Rahmenbedingungen sichern. Die IT definiert Policies und technische Grenzen, die Finanzbuchbuchhaltung braucht Transparenz über Zahlungswege und Zuordnungen.

Im Auswahlprozess werden Systeme, Daten und Abläufe offengelegt, danach wird der Kreis kleiner: Übrig bleiben die Abteilungen, für die die Datenbank wirklich eine Entlastung ist. Rollen, Berechtigungen und Datenschutz sollten früh geklärt werden, und an wichtigen Punkten braucht es eine Leitungsebene, die Entscheidungen trifft.

Ist das auch eine Frage von Investitionen?

Aber sicher. Für Einsteiger*innen wirken Fundraising-Systeme oft überraschend teuer. Doch es geht nie nur um Software, sondern immer auch um ein Organisationsentwicklungsprojekt. Die Kosten hängen von vielen Faktoren ab.

Unterschätzt werden vor allem die internen Aufwände für Datenqualität, Vorbereitung, Schulung und Abstimmung – ebenso wie die Opportunitätskosten, weiter wie bisher zu arbeiten. Mindestens so relevant wie die einmaligen Anschaffungen sind die laufenden Kosten. Für die Anfangsinvestition bilden einige Organisationen Rückstellungen oder akquirieren gezielt Fördermittel für Auswahl und Einführung. Entscheidend bleiben eine realistische Planung und ein System, das zur eigenen Arbeitsweise passt.

Welche Rolle spielt heute bereits KI als Feature von Datenbanksystemen – und was leistet sie?

Viele wünschen sich KI, aber oft fehlen dafür die Grundlagen: saubere Daten, klare Prozesse und stabile Standards. In dem Marktausschnitt, in dem ich vor allem arbeite – Einsteiger*innen-Systeme – spielen weniger KI-Features eine Rolle als kluge Automation, die Abläufe stabilisiert und Zeit spart. KI unterstützt derzeit vor allem bei personalisiertem Content auf Websites oder in Newslettern, sitzt aber meist in externen Tools.

Deine Empfehlungen für Weiterbildungen?

Ich würde weniger nach Formaten suchen als nach Kompetenzen, die Einsteiger*innen im Fundraising wirklich weiterbringen: Grundlagen zu Datenqualität, Prozessverständnis, Kampagnenlogik, Newsletter-Basics und ein realistisches Bild davon, wie Fundraising-Systeme arbeiten. Die Klassiker der Fundraising Akademie sind dafür ein gutes Fundament. Zusätzlich lohnt sich der Blick in kollegiale Netzwerke und auf Fachtage – dort findet man oft genau die Expertise, die man braucht. Und manchmal ist eine kurze 1:1-Session mit einer erfahrenen Person wirksamer als jedes Zertifikat.